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Viernes 1 de Mayo de 2015

VENTA PROFESIONAL: LA REUNIÓN CON EL EQUIPO DE VENTA

La reunión con el Equipo Comercial es una extraordinaria herramienta de gestión para sus responsables ya que brinda la ocasión de contar con parte o todo el colectivo en el mismo espacio y tiempo y, por lo tanto, permite en un solo acto comunicar con todo el grupo excediendo el plano individual.

 

Como Consultor en Formación de Vendedores mi recomendación es que una reunión únicamente debería llevarse a cabo cuando los objetivos que se persiguen sólo pueden alcanzarse con ella y no a través de otros medios.

ATRIBUTOS MÍNIMOS

Siendo pues un recurso costoso debemos asegurar que su resultado sea el esperado y para ello conviene tener en cuenta una serie de requisitos mínimos que toda reunión eficaz debería reunir:

 OBJETIVOS CONCRETOS

Una reunión se convoca porque se desea  que al, final de la misma se hayan “producido cosas” que antes de su inicio no se daban. Comenzar una reunión sin tener claros los objetivos  (formativos, motivacionales, informativos, etc. ) que se persiguen es trabajar a ciegas.

PARTICIPACIÓN ESTUDIADA

Cuando se tienen claros los objetivos es posible determinar qué personas del Equipo o de fuera del mismo, es conveniente convocar para que la reunión discurra hasta lograr su meta.

AGENDA ESPECÍFICA

Tener una agenda estudiada supone tener claro qué se persigue y cuál debe ser el orden de los acontecimientos que han de producirse. En caso contrario, la reunión puede discurrir por cualquier cauce pero, desde luego, no por aquellos que la agenda - de tenerla-previamente habría trazado.

LÍMITE DE TIEMPO

Una de las consecuencias de contar con una buena agenda es permitir establecer los límites de tiempo para cada asunto y acción y para la reunión en general. La medida del tiempo es una forma de control del acto y por lo tanto permite su gestión.

FOMENTO DE PARTICIPACIÓN

En la mayoría de las ocasiones, tratándose de reuniones con el Equipo Comercial, la participación será un elemento clave para conseguir alcanzar el éxito de la misma. Por ello quien la dirige debe preocuparse y prepararse los elementos de refuerzo que inviten a que todos los asistentes, cuando sea el caso, participen reafirmando así el concento de equipo y de compromiso.

PLAN DE ACCIÓN

Uno de los errores típicos que penalizan los resultados de las reuniones es que a su término, las mismas, adolecen de un Plan de Acción que concrete y asigne tareas según los términos y acuerdos en ella alcanzados.

SEGUIMIENTO

De manera pareja, un Plan de Acción sin el seguimiento adecuado, se queda a medias. Es muy importante que al establecerse el Plan se determinen los parámetros en acciones y tiempos que se van a introducir para poder verificar que el mismo se está cumpliendo en la práctica, evaluando las razones tanto de su cumplimiento como de sus posibles desviaciones y tomando las medidas correctoras más convenientes.

En definitiva, este es el fin último de una reunión: alcanzar los objetivos que se propuso cubrir.

 

 

CLASES DE REUNIONES

Entre los tipos más usuales de reuniones podemos establecer la siguiente clasificación:

 

POR SU ESPECIFICIDAD

 GENERALES O AD-HOC

Las primeras se autodefinen por su denominación y en ellas se tratan temas de naturaleza diversa. Las segundas son convocadas para tratar un tema concreto y específico, habitualmente monográfico.

 POR SU TEMÁTICA

 INFORMATIVAS

Cuyo fin es bien aportar información diversa al equipo comercial (sobre políticas, cambios, noticias, etc.), bien recibir información proveniente del mismo (inquietudes, dudas, competidores, tendencias, etc.) bien ambas.

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Como su propio nombre indica, tienen como fin último resolver una situación conflictiva que exige una respuesta con una cierta urgencia, exigiendo una toma de decisión operativa.

CREATIVAS

Con el objetivo de generar ideas más o menos novedosas que permitan afrontar determinados asuntos desde ángulos distintos a los que habitualmente se vienen empleando, mediante el aprovechamiento de las iniciativas propuestas.

SOBRE POLÍTICAS

Tienen como fin proponer normas con las que encarar procesos reforzando las ya existentes con pautas distintas, generando así procedimientos de actuación ante determinadas situaciones.

FORMATIVAS

Obviamente tratan de exponer conocimientos que refuercen las competencias de los asistentes mediante el aprendizaje.

 

 

5 FACTORES A CONSIDERAR

A la hora de determinar qué tipo de reunión es la que más nos conviene, interesa tener en cuenta como mínimo, 5 factores  para su elección definitiva:

 

1.-EL O LOS TEMAS A TRATAR

Como es lógico el primer factor a considerar es cuál o cuáles son los temas que van a abordarse, qué grado de complejidad tienen y si concitan o no un cierto nivel de consenso.

 2.-LA NATURALEZA DE LOS ASISTENTES

El tema y los factores que lo rodean suele condicionar la naturaleza de los asistentes y ésta será otro de los factores que incidirán en el tipo de reunión más adecuado. Motivación, jerarquía, interrelación y nivel de conocimientos sobre los asuntos a tratar serán elementos significativos.

 3.-EL NÚMERO DE ASISTENTES

En lo relativo al tipo más adecuado de reunión. No es lo mismo ocho que ochenta. No será concebible llevar a cabo un taller de trabajo que se pretenda participativo y productivo, con cincuenta personas trabajando de manera simultánea.

 4.-EL NIVEL DE COMPROMISO

Una de las circunstancias a tener en cuenta antes de definir qué clase de reunión va a convocarse, viene influida por el nivel implicación, de compromiso o desinterés que pueda esperarse de los distintos asistentes.

 5.-LA FRECUENCIA

Por último y además de todo lo anteriormente expuesto, la reunión podrá ser distinta si se convoca con periodicidad o no y dentro de esa posibilidad, si se lleva a cabo con mayor o menor frecuencia.

  

ANTES DE LA REUNIÓN

Como en toda actividad empresarial bien gestionada, en las reuniones también debe existir un Antes, un Durante y un Después.

 

DETERMINAR SI REALMENTE ES NECESARIA

Reflexionar antes de convocarla. Examinarla desde la perspectiva que confiere un prisma con 4 facetas, yendo de la de mayor contenido a la más concreta:

            -La empresa, sus políticas y metas

            -Los objetivos del departamento comercial

            -Los intereses del equipo

            -Las prioridades individuales

 

  PLANIFICACIÓN PREVIA

Establecer el quién, el cómo, el cuándo. Planificar obliga a pensar sobre el o los temas a tratar, a prever acontecimientos, a establecer baremos y a determinar qué se desea que ocurra y que no.

 

DIRECCIÓN ADECUADA

Cuando se ha dedicado un tiempo a reflexionar sobre la reunión, se está en condiciones de determinar qué  estilo de dirección/ conducción de la misma va a   escogerse como el más adecuado. Entre ellos destacamos los más usuales:

            -Permisiva

            -Autoritaria

            -Participativa

 

ELEMENTOS DE SEGUIMIENTO

Es antes de comenzar una reunión cuando debemos generar los elementos que vamos a implantar para verificar que de las mismas, sus conclusiones, su Plan de Acción, se hará el seguimiento adecuado. Recordemos que sin el Plan de Acción y sin Seguimiento, la reunión pierde gran parte de su efectividad.

ELEGIR EL MOMENTO MÁS CONVENIENTE

Cada reunión puede tener un momento idóneo para celebrase y desde luego muchos otros que no lo son en absoluto. Es antes de celebrarla cuando debemos pensar, según su naturaleza y objetivos de la misma, la fecha y lagar más productivos.

 PREVENIR LAS AYUDAS PRECISAS

Saber para qué, cuándo, cómo y quiénes... es saber qué medios (documentos, rotafolios, gráficos, impresos, estudios, etc.) son precisas tener previstos para que todo marche de acuerdo con el plan previsto.

CREAR EL AMBIENTE ADECUADO

Una reunión debería ser una herramienta formidable de comunicación positiva colectiva. Por lo tanto y por su  factor de vinculación con la comunicación, el ambiente, el clima que se cree alrededor de la misma va a tener notable importancia para alcanzar, o no, los objetivos programados.

 CONFLICTOS DE INTERESES

En ocasiones, bien por la naturaleza de los asuntos a tratar, bien por divergencias  importantes entre los asistentes, pueden surgir conflictos de intereses. Detectarlos a tiempo y desactivarlos “antes” o controlarlos “durante” son factores obligados para evitar que nos “estallen en la cara”, sin control durante la reunión, distorsionando la misma.

 CONFECCIÓN DE LA AGENDA

La Agenda es la materialización de una buena planificación del “antes” que nos va ayudar en el “durante”. Entre los elementos mínimos que la misma debe tener en cuenta destacamos los 6 siguientes:

            -Título

            -Hora, duración y lugar

            -Tema o temas

            -Objetivo

            -Asistentes

            -Conviene traer

 

DURANTE LA REUNIÓN

ESTABLECER LAS REGLAS DEL JUEGO

Una reunión con el equipo debe obedecer a ciertas reglas para que siga un orden productivo. Entre ellas, al menos dos.

 

*APOYARSE EN AGENDA Y OBJETIVOS

La Agenda es la materialización de un plan. No quiere decirse que no puede, en determinadas situaciones, ser sujeto de alguna modificación, pero siempre será una referencia que marque el camino inicialmente previsto como el más idóneo para alcanzar los objetivos propuestos.

 *QUÉ ESTÁ PERMITIDO Y QUÉ NO

Desde el comienzo y mejor antes, es importante que todos los asistentes conozcan las reglas que van a estar en vigor durante la reunión para que la misma siga el orden adecuado y alcance lo objetivos previstos.

DETERMINAR CON CLARIDAD QUIÉN LA DIRIGE

Es muy importante, para evitar desórdenes posteriores, que se señale quién es el responsable de la dirección de la reunión y en consecuencia tiene la autoridad para hacerlo. Conviene que se sepa el uso que se hará de las reglas descritas

Y evitar en todo momento que aparezcan directores “paralelos” impidiendo la dualidad y la confusión.

 MANTENER EN TODO MOMENTO EL CONTROL

En el momento en el que una reunión se descontrola, es imposible dirigirla hacia los objetivos que se habían previsto y que han originado las mismas. Al respecto conviene seguir las siguientes 5 pautas:

            -Establecer el orden adecuado

            -Parar, si es preciso, para restablecer el orden adecuado

            -Evitar desviaciones sobre los temas programados

            -No perder de vista el horario

            -Cortar las intervenciones de los elementos destructivos

 

PROPICIAR LA PARTICIPACIÓN

En general para la mayor parte de las reuniones, una buena participación es siempre deseable. En ese sentido ayuda el tener en cuenta las siguientes 5 indicaciones:

            -Haber sabido “venderla “previamente

            -Emplear apoyos internos

            -Tratar los conflictos con calma

            -Enfrentar los problemas y no las personas

            -Posponer inteligentemente lo que no conviene

 

 

DESPUÉS DE LA REUNIÓN

Si el antes y el durante son importantes, el después es esencial. Muchísimas reuniones bien planteadas y conducidas, fracasan en sus resultados porque no concluyeron con algo que es lo que realmente les confiere naturaleza operativa. Nos referimos al Plan de Acción y al Seguimiento.

 

EL PLAN DE ACCIÓN

Sin un Plan de Acción que articule las conclusiones, los objetivos que originaron la reunión se diluyen.

Confeccionar un P. A. Supone considerar 4 puntos:

           

*PROBLEMAS

Es decir, tomar como punto de partida para el mismo, las situaciones que originaron la convocatoria de la reunión y la problemática que las mismas originan.

 *CRITERIOS

Establecer los criterios, pautas, normas y reglas que van a encauzar y circunscribirlas posibles vías de respuesta que se originen frente a la problemática suscitada y que se pretende resolver.

 *ALTERNATIVAS

Analizar los posibles caminos propuestos que, dentro de esos criterios, permitirían solventar aquellos problemas.

 *ACCIONES

Plasmar en hechos concretos controlables y evaluables, aquella o aquellas alternativas que se han elegido, al final de la reunión y como conclusión de la misma, como más idóneas.

Acabar una reunión con un Plan de Acción implica saber y especificar:

                        -Qué hacer

                        -Quiénes lo hacen

                        -Cuándo se hace y con qué resultados esperados

 

EL SEGUIMIENTPO

Sin el P.A. los efectos dela reunión se difuminan. Sin el Seguimiento del mismo, llenan al equipo de buenas intenciones y deseos y pocas respuestas prácticas.

Una acción efectiva de Seguimiento suponer saber manejar los mecanismos de control y evaluación establecidos, conociendo en todo momento el grado de cumplimiento de las Tareas asignadas y de las Responsabilidades adquiridas.

Los principales elementos a incluir en el Seguimiento son estos 4:

                        -Quiénes y cuándo

                        -Resultados obtenidos

                        -Comparativa con resultados esperados

                        -Análisis de desviaciones y acciones correctoras

 

CONCLUSIÓN

Tal como hemos indicado conviene hacer patente que organizar una reunión siempre supone un consumo importante de recursos ya que durante el transcurso de la misma, el equipo está “raptado” por ella y no puede hacer ninguna otra cosa.

 

Por lo tanto gestionar el antes/durante/después es  imprescindible para optimizar un recurso tan  eficaz, si se ejecuta bien, como, siempre, costoso.

 

Alfonso Ruano

www.alfonsoruano.wordpress.com

www. alfonsoruano.com

info@alfonsoruano.com


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