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Viernes 1 de Febrero de 2013

REUNIONES PRODUCTIVAS CON EL EQUIPO DE VENTA (I)

REUNIONES PRODUCTIVAS  CON EL EQUIPO DE VENTAS ( 1ªPARTE)

INTRODUCCIÓN

La reunión con el Equipo Comercial es una extraordinaria herramienta de gestión para sus responsables ya que brinda la ocasión de contar con parte o todo el colectivo en el mismo espacio y tiempo y, por lo tanto, permite en un solo acto comunicar-y por la tanto, influir-con todo el grupo excediendo el plano individual.

En cualquier caso conviene hacer patente que organizar una reunión siempre supone un consumo importante de recursos ya que durante el transcurso de la misma, el equipo está “raptado” por la misma y no puede hacer ninguna otra cosa.

Una reunión únicamente debería llevarse a cabo cuando los objetivos que se persiguen sólo pueden alcanzarse con ella y no a través de otros medios.


ATRIBUTOS MÍNIMOS

Siendo pues un recurso costoso debemos asegurar que su resultado sea el esperado y para ello conviene tener en cuenta una serie de requisitos mínimos que toda reunión eficaz debería reunir:

OBJETIVOS CONCRETOS

Una reunión se convoca porque se desea que al, final de la misma se hayan “producido cosas” que antes de su inicio no se daban. Comenzar una reunión sin tener claros los objetivos ( formativos, motivacionales, informativos..etc)que se persiguen es trabajar a ciegas.

PARTICIPACIÓN ESTUDIADA

Cuando se tienen claros los objetivos es posible determinar qué personas del equipo o de fuera del mismo, es conveniente convocar para que la reunión discurra hasta lograr su meta.

AGENDA ESPECÍFICA

Tener una agenda estudiada supone tener claro qué se persigue y cuál debe ser el orden de los acontecimientos que han de producirse. En caso contrario, la reunión puede discurrir por cualquier cauce pero, desde luego, no por aquellos que la agenda - de tenerla-previamente habría trazado.

LÍMITE DE TIEMPO

Una de las consecuencias de contar con una buena agenda es permitir establecer los límites de tiempo para cada asunto y acción y para la reunión en general. La medida del tiempo es una forma de control del acto y por lo tanto permite su gestión.

 

FOMENTO DE PARTICIPACIÓN

En la mayoría de las ocasiones, tratándose de reuniones con el equipo Comercial, la participación será un elemento clave para conseguir alcanzar el éxito dela misma. Por ello quien la dirige debe preocuparse y prepararse los elementos de refuerzo que inviten a que todos los asistentes, cuando sea el caso, participen reafirmando así el concepto de equipo y de compromiso.

PLAN DE ACCIÓN

Uno de los errores típicos que penalizan los resultados de las reuniones es que a su término, las mismas, adolecen de un Plan de Acción que concrete y asigne tareas según los términos y acuerdos en ella alcanzados.

SEGUIMIENTO

De manera pareja, un Plan de Acción sin el seguimiento adecuado, se queda a medias. Es muy importante que al establecerse el Plan se determinen los parámetros en acciones y tiempos que se van a introducir para poder verificar que el mismo se está cumpliendo en la práctica, evaluando las razones tanto de su cumplimiento como de sus posibles desviaciones y tomando las medidas correctoras más convenientes.
En definitiva, este es el fin último de una reunión: alcanzar los objetivos que se propuso cubrir.


CLASES DE REUNIONES

Entre los tipos más usuales de reuniones podemos establecer la siguiente clasificación:

POR SU ESPECIFICIDAD

GENERALES O AD-HOC

Las primeras se autodefinen por su denominación y en ellas se tratan temas de naturaleza diversa. Las segundas son convocadas para tratar un tema concreto y específico, habitualmente monográfico.

POR SU TEMÁTICA

INFORMATIVAS

Cuyo fin es bien aportar información diversa al equipo comercial ( sobre políticas, cambios, noticias, etc.), bien recibir información proveniente del mismo ( inquietudes, dudas, competidores, tendencias,...etc), bien ambas.

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Como su propio nombre indica, tienen como fin último resolver una situación conflictiva que exige una respuesta con una cierta urgencia, exigiendo una toma de decisión operativa.

CREATIVAS

Con el objetivo de generar ideas más o menos novedosas que permitan afrontar determinados asuntos desde ángulos distintos a los que habitualmente se vienen empleando, mediante el aprovechamiento de las iniciativas propuestas.

SOBRE POLÍTICAS

Tienen como fin proponer normas con las que encarar procesos reforzando las ya existentes con pautas distintas, generando así procedimientos de actuación ante determinadas situaciones.

FORMATIVAS

Obviamente tratan de exponer conocimientos que refuercen las competencias de los asistentes mediante el aprendizaje.


Sobre cómo Planificar, Dirigir y llevar a cabo el Seguimiento de las mismas hablaremos en el próximo artículo

Alfonso Ruano: Consultor en Formación de Vendedores

www.alfonsoruano.wordpress.com


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